Änderung Pausenberechnung

Im Arbeitszeitmodell bei den Regeln des automatischen Pausenabzugs kann hinterlegt werden, welche Mindestlänge eine Pause haben muss, um den automatischen Pausenabzug zu reduzieren.
Weitere Infos dazu, findest du auch hier:

Bin ich von der Änderung betroffen?

Du bist von dieser Änderung betroffen, wenn du in einem Arbeitszeitmodell unter dem Reiter Regeln > Pausenregeln bei der Frage Ab wann soll eine manuell eingetragene Pause vom automatischen Pausenabzug berücksichtigt werden? einen Wert eingetragen hast, der größer als 00:00h ist.

Diese Funktion ist erst ab dem Business-Plan verfügbar. Solltest du daher im Free oder Basic-Plan unterwegs sein und warst auch vorher nicht im Business-Plan, dann ist es eher unwahrscheinlich, dass du von der Änderung betroffen bist.

Wie funktionierte es bisher?

Bisher war es so, dass der Wert, welcher vom automatischen Pausenabzug unberücksichtigt bleiben sollte, als Gesamtsumme der Pausen gesehen wurde.

Bedeutet, wenn man als Schwellenwert 10 min eingetragen hat, wurden die manuellen Pausen bis zu einer Gesamtlänge von 10 min nicht berücksichtigt - also beispielsweise weil man 2 × 4 min und damit insgesamt 8 min Pause gemacht hat. Damit hat sich der automatische Pausenabzug nicht reduziert.

Wenn man allerdings 2 × 6 min Pausen erfasst hat, was zu einer Gesamtpausenlänge von 12 min führt, haben die 12 min den automatischen Pausenabzug reduziert.

Dies führte an dem Sinn vorbei, dass man kurze Pausen nicht generell vom automatischen Pausenabzug ausgrenzen konnte.

Wie funktioniert es jetzt?

Aus diesem Grund stellen wir diese Funktion jetzt so um, dass nicht die Gesamtpausenzeit als Schwellenwert angeschaut wird, sondern jeder Pauseneintrag an sich, sodass eine Pause unter dem Schwellenwert nicht berücksichtigt wird. Eine Pause über dem Schwellenwert jedoch schon.

Beispiel: Pause von 7 min und Pause von 12 min

Wenn der Schwellenwert bei 10 min liegt, führen nun Pausen, die kürzer sind (9:59 min) nicht zur Reduzierung des automatischen Pausenabzugs.

Bei einer Pause von 7 min reduziert sich der Pausenabzug nicht und wird zur Gesamtpausenzeit dazugerechnet.
Eine Pause von 12 min jedoch reduziert den Pausenabzug entsprechend, sodass die Gesamtpausenzeit wieder mindestens dem Pausenabzug entspricht.

Mit dieser Umstellung kann es jetzt auch dazu kommen, dass wenn ein Mitarbeiter nach 8:00 Arbeit 10 × 5 min Pause macht, entsprechend 1:20 h an Pausen hinterlegt sind (5 × 10 min + 30 min Regelpause = 80 min = 1:20 h).

Was bedeutet das für die Zeiterfassung?

Wenn diese Funktion bereits vor der Umstellung im Februar 2025 genutzt wurde, kann dies dazu führen, dass sich das Arbeitszeitkonto von Mitarbeitern reduziert, da die Mini-Pausen nun alle nachträglich von den geleisteten Arbeitsstunden abgezogen werden, da diese nicht mehr vom automatischen Pausenabzug gedeckt sind.

Wie kann ich das umgehen?

Wenn die neue Regelung nicht dem entspricht, wie du das bei euch handhaben möchtest, dann kommt es ganz darauf an, was du mit dieser Regel bezwecken wolltest.

Wenn du generell möchtest, dass auch Mini-Pausen vom automatischen Pausenabzug berücksichtigt werden soll, kannst du im Arbeitszeitmodell > Regeln > Pausenregeln bei der Frage Ab wann soll eine manuell eingetragene Pause vom automatischen Pausenabzug berücksichtigt werden? einfach den Wert rauslöschen oder 00:00 eintragen.

Wenn du möchtest, dass bei jedem Mitarbeiter bspw. 10 min mehr Pause abgezogen werden soll, dann kannst du einfach die Regeln darüber entsprechend um 10 min erhöhen oder eine weitere Regel hinterlegen.

Wenn du trotz dieses Artikels nicht weißt, was für Auswirkungen diese Änderung auf die Zeiterfassung in deinem Unternehmen hat oder wie du dies lösen kannst, dann schreib uns gerne eine Nachricht. Unser Support-Team hilft dir sehr gerne weiter!

Wenn du diese Funktion für dich ebenfalls aktivieren möchtest, dann schau gerne in diesen Hilfe-Artikeln rein, wie du diese aufsetzen kannst: