Anspruch für Mitarbeiter ändern

Immer, wenn du einem Mitarbeiter eine Abwesenheitsart zuweist, entsteht ein Anspruch, der durch die Einstellungen der Ersteinrichtung und durch die zugeordnete Anspruchsregel definiert wird.

Mehr zum allgemeinen Verständnis und der Ersteinrichtung von Abwesenheiten findest du hier:

Dieser Artikel geht davon aus, dass du bereits Abwesenheiten eingerichtet hast. Zur Anpassung des Anspruchs überdenke bitte, was genau du ändern möchtest:

• Wenn die Änderung des Anspruchs eine einmalige Sache ist, bspw. weil zuvor Daten falsch eingegeben wurden oder weil du deinem Mitarbeiter einen Urlaubstag schenken möchtest, möchtest du den aktuellen Anspruch anpassen, aber nicht die Anspruchsregel wechseln.

• Wenn du den Anspruch für jeden Zyklus aufs Neue anpassen möchtest, bspw. weil der Mitarbeiter Anspruch auf zusätzliche Urlaubstage erworben hat oder weil neue Regeln für Fortbildungstage gelten, willst du die Anspruchsregel wechseln. Zusätzlich kann es sinnvoll sein, den aktuellen Anspruch anzupassen.

So kommst du zu den Abwesenheitseinstellungen:

1. Wähle "Mitarbeiter" links im Hauptmenü.

2. Wähle den Mitarbeiter aus, für den du einen Anspruch anpassen möchtest.

3. Wechsle auf den Reiter "Abwesenheiten".

4. Wähle den Button mit dem Zahnrad (Abwesenheitseinstellungen). Ein seitliches Fenster öffnet sich. Du siehst jetzt untereinander alle diesem Mitarbeiter zugewiesenen Abwesenheitsarten in einzelnen Kacheln.

5. Lies jetzt im relevanten Abschnitt weiter.

Aktuellen Anspruch anpassen

1. Wenn im Feld "Anspruch für diesen Zyklus" ein Wert steht, ist der Button "Anspruch ändern" daneben aktiv.

   
   

   Halte den Cursor auf das Fragezeichen, um zu erfahren, wie sich der Anspruch zusammensetzt.
   

   Wenn "Anspruch für diesen Zyklus" leer ist, bedeutet das, dass die Anspruchsregel (in diesem Fall mit dem Namen "30 Tage") unbegrenzt ist. Wenn der Anspruch unbegrenzt ist, kann keine manuelle Anpassung vorgenommen werden, weil das keinen Sinn ergibt. (Das ist in diesem Beispiel nicht der Fall.)

   Wähle den Button "Anspruch ändern".

2. Ein Detailfenster öffnet sich (Anspruch bearbeiten).

3. Du siehst jetzt übersichtlich den verfügbaren und bereits aufgebrauchten Anspruch. Darunter hast du zwei Buttons "Hinzufügen" und "Abziehen". Sie funktionieren wie + und - auf dem Taschenrechner. Wähle einen von beiden aus.

4. Gib im Feld "Anpassung" ein, wie viele Tage oder Stunden du hinzufügen oder abziehen möchtest.

5. Speichere. Der Anspruch ist sofort geändert.

Anspruchsregel wechseln

1. Wähle den Button mit den 3 Punkten rechts oben in der Kachel der Abwesenheit, deren Anspruch du ändern möchtest, und dann "Anspruchsregel wechseln".

   

2. Ein Detailfenster öffnet sich (Anspruchsregel wechseln). Wähle im Dropdown-Menü "Anspruchsregel wechseln" eine andere Anspruchsregel aus.

   

   Wenn keine zur Auswahl steht, gibt es nur die aktuell verwendete Anspruchsregel. Wie du neue erstellst, erfährst du hier.

3. Wähle im Dropdown-Menü "Startdatum", ab wann die ausgewählte Anspruchsregel greifen soll. Du hast 3 Optionen:

   • Zuweisen zum Startdatum der Abwesenheit: Die Anspruchsregel greift (auch rückwirkend) ab dem Datum, zu dem diese Abwesenheit für diesen Mitarbeiter erstmals verfügbar war.

     

     Das genaue Startdatum kannst du über den Button "Startdatum der Abwesenheit ändern" einsehen (siehe Screenshot oben).

   • Zuweisen ab dem nächsten Zyklus: Die Anspruchsregel greift nach Ende des aktuellen Zyklus, also ab Beginn des neuen Zyklus.

     Wann der aktuelle Zyklus endet, kannst du auf dem Reiter "Abwesenheiten", links in der jeweiligen Kachel der Abwesenheitsart, dort in der oberen rechten Ecke erkennen:

     

     Das Ende des aktuellen Zyklus im Beispiel ist der 31. Dezember 2024. Zuweisen ab dem nächsten Zyklus bedeutet also Zuweisen ab dem 1. Januar 2025.

   • Zuweisen zum Beginn des aktuellen Zyklus: Die Anspruchsregel greift (auch rückwirkend) ab Beginn des aktuellen Zyklus.

     Zuweisen zum Beginn des aktuellen Zyklus im obenstehenden Beispiel bedeutet Zuweisen ab dem 1. Januar 2024.

4. Speichere. Der Anspruch wird sofort neu berechnet.

Eventuell fragst du dich, warum du nicht einfach die Einstellungen der aktuell zugewiesenen Anspruchsregel ändern kannst. Die Einstellungen einer Abwesenheitsart zu ändern, würde sich so tiefgreifend auf bestehende Abwesenheiten auswirken, dass du es eventuell nicht überblicken kannst. Immerhin kann eine Anspruchsregel den Anspruch für viele Mitarbeiter über viele Jahre bestimmen.

Sonderfall: Wechsel von tageweisen auf stundenweisen Anspruch und umgekehrt

Anspruchsregeln können in Tagen oder Stunden definiert sein - abhängig davon kann ein Mitarbeiter die Abwesenheiten nur tageweise oder stunden- und minutengenau einreichen.

Ein Wechsel von einer tageweisen Anspruchsregel zu einer stundenweisen Anspruchsregel und umgekehrt ist nicht möglich. Wenn du das versuchst, wirst du eine Fehlermeldung erhalten.

Um dieses Problem zu umgehen, musst du die Zuweisung der Abwesenheitsart und der Anspruchsregel vom Mitarbeiter lösen und sie mit der neuen Anspruchsregel neu zuweisen.

Informationen zum Lösen von Abwesenheitsarten von Mitarbeitern findest du in diesem Artikel: