Anspruchsregeln erstellen

Wozu Anspruchsregeln?

Anspruchsregeln verfeinern die Einstellungen von Abwesenheitsarten. Um Anspruchsregeln zu erstellen, musst du zuvor die zugrundeliegenden Abwesenheitsarten erstellt haben.

Hier erfährst du mehr darüber, wie Abwesenheiten generell funktionieren und wie du Abwesenheitsarten erstellst:

Anspruchsregeln erstellen

Frage dich zuerst: Brauchst du Anspruchsregeln?
Anspruchsregeln sind immer dann nötig, wenn Mitarbeiter ein bestimmtes Kontingent bekommen (Klassiker: Urlaubstage) und/oder wenn die Abwesenheit in Stunden und Minuten eingetragen werden soll (anstatt in Tagen). In jedem anderen Fall kannst du die Standard-Anspruchsregel "Default" nutzen und musst keine Anspruchsregeln erstellen.

1. Nach dem Erstellen einer Abwesenheitsart wechselt das Detailfenster direkt zu den Anspruchsregeln. Wenn du nicht mehr in diesem Fenster bist, öffne die Einstellungen, wähle den Menüpunkt "Abwesenheiten", wähle eine beliebige Abwesenheitsart aus und wähle den Tab "Anspruchsregeln".

2. Wähle den Button "+ Neue Regel erstellen" (unten) oder dupliziere eine bestehende Anspruchsregel über den Button mit den zwei Quadraten (rechts).

3. Gib einen aussagekräftigen Namen für deine Anspruchsregel ein. Die Anzahl der Tage oder Stunden, die du damit definierst, sind häufig eine gute Wahl, bspw.: "30 Tage".

4. Beantworte die darunter stehenden Fragen der Reihe nach:

   1. Soll der Anspruch in Stunden oder Tagen berechnet werden?

      • Tage: Gib die genaue Anzahl ein oder setze das Häkchen bei Unbegrenzt. Setze bei Bedarf Häkchen bei Halbtägige Anfragen erlauben und/oder Darf negativ werden.

        

        Eine halbtägige Abwesenheit (Klassiker: halbe Urlaubstage) entspricht der Hälfte der Soll-Stunden für diesen Tag laut Arbeitszeitmodell.

      • Stunden: Gib die genaue Anzahl ein oder setze das Häkchen bei Unbegrenzt. Setze bei Bedarf das Häkchen bei Darf negativ werden.

   2. Für welchen Zyklus gilt der Anspruch?

      • Monat: Die oben eingegebene Anzahl Stunden oder Tage steht den Mitarbeitern pro Monat zur Verfügung.

      • Quartal: Die oben eingegebene Anzahl Stunden oder Tage steht den Mitarbeitern pro Kalenderquartal zur Verfügung.

      • Jahr: Die oben eingegebene Anzahl Stunden oder Tage steht den Mitarbeitern pro Jahr zur Verfügung. Wann das Jahr beginnt, definierst du mit den darauffolgenden Fragen:

        1. Wann beginnt der Jahreszyklus?

           

           Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf den Wert, mit dem Mitarbeiter in Sawayo starten (Bsp. Resturlaubstage). Es geht hier lediglich darum festzulegen, zu welchem Zeitpunkt der Anspruch für das neue Jahr regelmäßig zur Verfügung gestellt wird. Den Startwert im Rahmen der Ersteinrichtung legst du bei der Zuweisung von Abwesenheitsarten zu den Mitarbeitern fest.

           • Mit Beginn eines Monats: Definiere mit der nächsten Frage Welches ist der Startmonat? einen festen Kalendermonat als Jahresbeginn.

             

             Verwende diese Option, wenn du willst, dass das Jahr für alle Mitarbeiter zum selben Zeitpunkt beginnt.

           • Mit dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters: Das Jahr beginnt mit dem Datum, an dem der Mitarbeiter in Sawayo angelegt wurde.

        2. Sammelt sich der Anspruch über den Zyklus an?

           • Nein, der volle Anspruch ist sofort verfügbar: Mitarbeiter können zu Jahresbeginn über den gesamten oben definierten Anspruch verfügen.

             

             Nutze im Zweifelsfall diese Option.

           • Ja, der Anspruch baut sich auf täglicher Basis auf: Der oben definierte Anspruch wird auf Tagesbasis für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, also jeden Tag anteilig mehr.

           • Ja, der Anspruch baut sich auf monatlicher Basis auf: Der oben definierte Anspruch wird auf Monatsbasis für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt, also jeden Monat anteilig mehr.

             

             Diese Option ist besonders wichtig für Maler und Lackierer in Deutschland.

   3. Wann ist der Anspruch verfügbar?

      • Zum Start der Periode, in der er erworben wurde: Der oben definierte Anspruch wird zu Beginn des oben definierten Zyklus bereitgestellt (bzw. fängt zu Beginn des Zyklus an, sich aufzubauen).

        

        Nutze im Zweifelsfall diese Option.

      • Nach Abschluss der Periode, in der er erworben wurde: Der oben definierte Anspruch wird nach Ende des oben definierten Zyklus bereitgestellt (bzw. fängt nach Ende des Zyklus an, sich aufzubauen).

   4. Sollen ungenutzte Tage oder Stunden in den nächsten Zyklus übertragen werden?

      • Ja, unbegrenzt: Alle nicht aufgebrauchten Tage oder Stunden des Anspruchs werden nach Ende des Zyklus in den nächsten übernommen.

      • Nein, es darf nichts übertragen werden: Nicht aufgebrauchte Tage oder Stunden des Anspruchs werden nach Ende des Zyklus nicht übernommen. Der neue Zyklus startet wieder mit dem oben definierten Anspruch.

      • Teilweise mit Einschränkungen: Nicht aufgebrauchte Tage oder Stunden des Anspruchs werden nach Ende des Zyklus nach einer bestimmten Regel in den nächsten übernommen, die du in den folgenden Feldern festlegst:

        1. Setze das Häkchen bei Unbegrenzt oder trage eine Zahl bei Maximale Anzahl ein.

        2. Übertrag ist gültig für:

           • Gesamten nächsten Zyklus: Die nicht aufgebrauchten Tage oder Stunden des aktuellen Zyklus können über den gesamten folgenden Zyklus hinweg aufgebraucht werden, verfallen aber spätestens zu dessen Ende. (Bsp. Urlaub: Die Urlaubstage können im gesamten Folgejahr genutzt werden, aber nicht darüber hinaus.)

           • Individuellen Zeitraum: Wähle in den darauffolgenden Feldern die Einheit Tage/Wochen/Monate und gib dazu die Anzahl ein. Die nicht aufgebrauchten Tage oder Stunden des aktuellen Zyklus können über genau so viele Tage, Wochen oder Monate hinweg aufgebraucht werden. Gibt es nach Ablauf dieser Frist immer noch nicht aufgebrauchte Tage oder Stunden, verfallen sie ersatzlos.

             

             Das hat keine Auswirkungen auf den Anspruch des folgenden Zyklus - es geht hierbei nur darum, wie mit dem verbleibenden Anspruch des aktuellen Zyklus umgegangen wird.
             

             Wenn du willst, dass der Resturlaub zum 31. März des Folgejahres verfällt, stelle einen jährlichen Zyklus mit Startmonat Januar ein und hinterlege hier Monate und 3. Resturlaubstage verfallen somit mit Ablauf des dritten Monats des Folgejahres, oder, in anderen Worten: zum 31. März.

5. Wähle den Button "Neue Regel erstellen".

6. Erstelle bei Bedarf weitere Anspruchsregeln.

Abwesenheitsarten zuweisen

Wenn du alle nötigen Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln erstellt hast, musst du sie den Mitarbeitern, die sie verwenden sollen, zuweisen. Wie das geht, erfährst du hier: