Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln löschen

Eventuell hast du die eine oder andere Abwesenheitsart oder Anspruchsregel nur zum Testen angelegt oder brauchst sie nicht mehr, weil sie von keinem Mitarbeiter verwendet wird.

In diesem Artikel geht es nicht um konkrete Abwesenheiten, also den Urlaub nächste Woche oder die Dienstreise in Q3, sondern um die dahinterliegenden Einstellungen. Wenn du eine konkrete, für einen Mitarbeiter gebuchte Abwesenheit löschen möchtest, lies hier nach:

Warum du Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln manchmal nicht löschen kannst

Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln werden Mitarbeitern bei der Einrichtung zugewiesen - solange diese Verbindung steht, können sie nicht gelöscht werden. Das gilt auch dann, wenn die Abwesenheitsart und/oder Anspruchsregel praktisch nicht mehr verwendet wird, da die daraus entstehenden Ansprüche laufend berechnet werden. Eine Abwesenheit kann also theoretisch seit 10 Jahren nicht mehr verwendet worden sein, kann aber nicht gelöscht werden, weil vor 10 Jahren eine Zuweisung zu einem Mitarbeiter stattgefunden hat.

Natürlich kannst du diese Zuweisungen wieder lösen, allerdings bedeutet das die vollständige Löschung aller Abwesenheiten, die für den Mitarbeiter über diese Abwesenheitsart und Anspruchsregel eingetragen wurden.

Das kann in Ordnung für dich sein, wenn du dir alle Daten exportiert hast und die Abwesenheiten so weit in der Vergangenheit liegen, dass sie für dich nicht mehr relevant sind. Bedenke deine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Im Zweifelsfall solltest du die Abwesenheitsart oder Anspruchsregel einfach behalten. Benenne sie ggf. so um, dass du auf den ersten Blick erkennen kannst, dass sie keine aktuelle Relevanz mehr haben.

Tipp: Ändere die Einstellungen einer Abwesenheit für einen Mitarbeiter auf "Nicht beantragbar", damit der Mitarbeiter sie nicht mehr sehen und nutzen kann.

Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln von Mitarbeitern entfernen

1. Wähle "Mitarbeiter" links im Hauptmenü.

2. Wähle den betreffenden Mitarbeiter aus.

3. Wähle den Reiter "Abwesenheiten".

4. Wähle den Button mit dem Zahnrad (Abwesenheits-Einstellungen).

5. Ein seitliches Fenster öffnet sich. Wähle in der Kachel der Abwesenheitsart, die du vom Mitarbeiter entfernen möchtest, den Button mit den drei Punkten (oben rechts).

6. Wähle "Löschen".

7. Lies den wichtigen Hinweis und wähle "Unwiderruflich löschen".

Anspruchsregeln löschen

1. Wähle "Einstellungen" links im Hauptmenü und dann "Abwesenheiten".

2. Wähle die Abwesenheitsart aus, von der du eine Anspruchsregel löschen möchtest.

3. Ein Detailfenster öffnet sich. Wähle den Reiter "Anspruchsregeln".

4. Wähle in der Zeile der Anspruchsregel, die du löschen möchtest, den Button mit dem Mülleimer-Symbol.

   

   Neben dem Namen der Anspruchsregel siehst du die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter. Solange Mitarbeiter zugeordnet sind, kannst du die Anspruchsregel nicht löschen.
   

   Die "Default"-Anspruchsregel ist vom System erzeugt und kann nicht gelöscht werden.

5. Bestätige.

Abwesenheitsarten löschen

1. Wähle "Einstellungen" links im Hauptmenü und dann "Abwesenheiten".

2. Wähle in der Zeile der Abwesenheitsart, die du löschen möchtest, den Button mit den 3 Punkten (ganz hinten), und dann "Löschen".

   

   Wenn du wie oben beschrieben das Detailmenü zum Einsehen der Anspruchsregeln öffnest, siehst du die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter. Solange Mitarbeiter zugeordnet sind, kannst du die Abwesenheitsart nicht löschen.

3. Bestätige.