Es gibt zwei Wege, Zeiterfassungsdaten zu exportieren: Für den einzelnen Mitarbeiter und für mehrere gleichzeitig:
Für einzelne Mitarbeiter: Mitarbeiter in der Liste auswählen, Reiter “Zeiterfassung”, rechts oben “Exportieren” (hier kann Excel oder PDF gewählt werden)
Für mehrere Mitarbeiter: “Zeiterfassung” im Hauptmenü auswählen, Button mit 3 Punkten ganz rechts oben, “Exportieren” (hier kann nur Excel gewählt werden)
In beiden Fällen wird zuvor die Periode ausgewählt, die exportiert werden soll.
Es stehen verschiedene Exportformate zur Auswahl:
Excel, zur weiteren Auswertung der Daten
PDF, zur Ablage der Stundenzettel und Vorlage für Audits
Sage, für Betriebe, in denen Sage als HR-System genutzt wird
Im Export für einzelne Mitarbeiter sind 4 Tabellenblätter enthalten, im Export für mehrere 5 (auch wenn man nur einen Mitarbeiter auswählt).
Die Tabellenblätter enthalten verschiedene Daten:
Rohdaten: die einzelnen Zeiteinträge ohne Summierung, aber mit Kommentaren und Projekten
Day Report: die Summen des jeweiligen Tages, mit Kommentaren und Projekten
Projekte: Mitarbeiter und ihre gearbeiteten Zeiten pro Projekt als Matrix
Lohndaten: Lohndaten für den Steuerberater inklusive Abwesenheiten
Lohnarten: Lohnarten für die Lohnabrechnung.
Zum Export der Abwesenheiten:
Das Tabellenblatt “Lohndaten” ist nicht dabei, wenn man den Einzelexport über einen Mitarbeiter wählt.
Abwesenheiten erscheinen auf dem Tabellenblatt “Lohndaten”, wenn man in den jeweiligen Abwesenheitsarten ein Häkchen bei “Im Lohn-Export anzeigen” gesetzt hat.
Lohnarten werden in den Unternehmenseinstellungen festgelegt. Mehr Informationen findest du hier:
Lohnarten für die Lohnabrechnung
Hinterlege und exportiere die richtigen Lohnarten für deine Lohnabrechnung.
Die eingetragenen Werte für Abwesenheiten unterscheiden sich von der Darstellung in der Software:
Anspruch heute = der Anspruch, der dem Mitarbeiter jetzt gerade zur Verfügung steht (bezieht sich in diesem Fall auf die obenstehende Jahresperiode und kann sich ändern, wenn Resturlaubstage aus dem Vorjahr verfallen)
Eingereicht = die Tage, die bisher von diesem Anspruch genutzt wurden - unabhängig davon, wann sie liegen
Verfügbar = die Differenz
Urlaub genommen in Leistungszeitraum = Abwesenheit, die im Zeitraum liegt (abhängig von der zum Export gewählten Periode, unabhängig von dem Zeitpunkt der Einreichung - hier können auch Urlaubstage aus dem Vorjahr enthalten sein)
Urlaub Anspruch = Urlaub Anspruch heute wie in Sawayo, aber ohne Resturlaubstage aus dem Vorjahr
Urlaub noch verfügbar = Urlaub verfügbar wie in Sawayo
Der Export für Sage eine .txt Datei mit folgendem Aufbau:
PPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPYYYYmmddhhmmE
P = Personalnummer
YYYYmmddhh = Eintragsdatum
E = Eventtype (1 = kommen, 2 = gehen)
