Checkliste: Mitarbeiter deaktivieren (Offboarding)

Dieser Artikel geht davon aus, dass du weißt, wie du Mitarbeiter im technischen Sinne archivierst oder löschst und dass du deinen Sawayo Account bereits eingerichtet hast. Er befasst sich damit, was du beachten solltest, wenn du einen Mitarbeiter deaktivieren möchtest.

Um zu lernen, wie du Mitarbeiter im technischen Sinne archivierst, lies hier:

Vorbereitung

Zeiterfassung einstellen

Die Zeiterfassung läuft weiter, auch wenn du Mitarbeiter archivierst. Wir empfehlen, vor der Archivierung ein Arbeitszeitmodell ohne Soll-Stunden zuzuweisen, damit sich das Arbeitszeitkonto nicht mehr verändert.

Falls du den Mitarbeiter irgendwann reaktivieren willst, kannst du einfach ein neues Arbeitszeitmodell zuweisen.

Weitere Einstellungen

Da alle Daten des Mitarbeiters bei Archivierung zur Bearbeitung gesperrt werden, empfehlen wir auch weitere Einstellungen vorzunehmen, falls relevant:

• einen Standort zuweisen, den du sicher nie löschen wirst (damit du den bisherigen bei Bedarf löschen kannst, ganz speziell wenn der bisherige Standort nur für diesen einen Mitarbeiter existiert)

• Gruppen entfernen, falls der Mitarbeiter, sobald er archiviert ist, nicht mehr in den entsprechenden Filtern auftauchen soll

• Berechtigungsgruppe "Employee" zuweisen und alle anderen entfernen (damit du diese bei Bedarf löschen kannst)

• diesen Mitarbeiter als Vorgesetzten von anderen Mitarbeitern entfernen (um den Überblick zu bewahren)

• ungenutzte Abwesenheitsarten entfernen (damit du diese und ihre Anspruchsregeln bei Bedarf löschen kannst)

Checkliste

Mitarbeiter archivieren

Jetzt ist es Zeit, den Mitarbeiter zu archivieren.

Mitarbeiter-Daten: Löschfrist und Zugriff

Wenn du einen Mitarbeiter archivierst, passiert folgendes:

• Sein Login wird deaktiviert, d.h. der Mitarbeiter kann sich nicht mehr in Sawayo einloggen.

• Seine Daten bleiben vollständig erhalten - es gibt keine Löschfrist! Willst du Daten löschen, musst du das aktiv tun, indem du sie einzeln löschst oder den Mitarbeiter insgesamt löschst.

• Seine Daten werden zur Bearbeitung gesperrt: Vorhandene Zeiteinträge, Abwesenheiten, unterschriebene Dokumente oder Nachweiskontrollen sowie die Personalakte können nicht mehr bearbeitet werden.

Sollte der Mitarbeiter die Löschung seiner personenbezogenen Daten verlangen, wäge sein Recht auf Löschung gegenüber deinen Nachweispflichten ab. Da archivierte Mitarbeiter weiterhin in Sawayo ersichtlich sind, kann es sein, dass du die relevanten Daten exportieren und den Mitarbeiter löschen musst.

Abrechnung

Sobald ein Mitarbeiter archiviert wurde, wird er nicht mehr berechnet. Du erhältst ein Guthaben auf deine Buchung, das mit der nächsten Rechnung verrechnet wird.

Daten exportieren

Nutze die Exportfunktionen von Sawayo, um alle relevanten Daten für evtl. weitere Ablage herunterzuladen:

• Export der Zeiterfassungsdaten

  

  Der Export der Zeiterfassungsdaten ist nach der Archivierung nur noch über die Mitarbeiter-Seite möglich, nicht mehr in der Übersicht der Zeiterfassung. Wenn du Abwesenheiten im Export sehen willst, nutze vor der Archivierung den Export aus der Übersicht der Zeiterfassung.

• Unterschriftenlisten aller relevanten Read & Sign-Dokumente

• Nachweiskontrollen