Mitarbeiter archivieren oder löschen

Falls ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder du einen Mitarbeiter versehentlich angelegt hast, kannst du ihn natürlich entfernen.

Hierbei kannst du wählen, ob du den Mitarbeitenden-Account archivieren oder löschen möchtest.

Überlegungen: Archivieren oder Löschen

Ein archivierter Mitarbeiter ist jederzeit in Sawayo abrufbar - alle seine Daten sind weiterhin gespeichert und können exportiert werden. Lediglich sein Login wird deaktiviert, sodass er selbst keinen Zugriff mehr auf Sawayo hat. Außerdem wird der Mitarbeiter nicht mehr durch uns abgerechnet. Dieser Weg bietet dir die größtmögliche Sicherheit, falls das Arbeitsverhältnis später wieder aufgenommen wird oder falls du gegenüber einer Behörde Nachweise erbringen musst.

Ein gelöschter Mitarbeiter ist vollständig aus Sawayo gelöscht - seine Daten sind von unseren Servern entfernt und nicht mehr zugänglich.

Das Löschen eines Mitarbeiters ist unwiederbringlich. Es kann nicht rückgängig gemacht werden.

Wir empfehlen, Mitarbeiter nur zu löschen, wenn die nationalen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder wenn das Hinzufügen des Mitarbeiters versehentlich geschehen ist.

Mitarbeiter archivieren

Mit dem Archivieren eines Mitarbeiters wird der Login deaktiviert, die Informationen des jeweiligen Mitarbeitenden bleiben jedoch gespeichert. Du hast auch die Möglichkeit, mit einem Klick einen archivierten Account wieder zu aktivieren.

Um einen Mitarbeiter zu archivieren, gehe wie folgt vor:

1. Wähle "Mitarbeiter" im Hauptmenü.

2. Wähle den Mitarbeiter aus, den du archivieren möchtest.

3. Wähle den Reiter "Personalakte".

4. Links oben, wähle den Button mit den 3 Punkten und "Archiviert".

5. Bestätige die Archivierung.

Wenn du versuchst, den Nutzer zu archivieren, der ursprünglich den Account angelegt hat, wirst du eine Fehlermeldung erhalten. Wende dich in diesem Fall bitte an unseren Support (Fehler-melden-Funktion unter dem orangenen Fragezeichen).

Archivierte Mitarbeiter reaktivieren

Die Reaktivierung geht ganz schnell:

1. Wähle "Mitarbeiter" im Hauptmenü.

2. Wähle den Mitarbeiter aus, den du archivieren möchtest.

3. Wähle den Reiter "Personalakte".

4. Links oben, wähle den Button mit den 3 Punkten und "Aktiv".

5. Bestätige die Aktivierung.

Mitarbeiter löschen

Um einen Mitarbeiter zu löschen, gehe wie folgt vor:

1. Archiviere den Mitarbeiter wie oben beschrieben.

2. Wähle wieder den Button mit den 3 Punkten.

3. Wähle dieses Mal "Löschen".

4. Gib LÖSCHEN als Wort in das Textfeld ein und bestätige.

Gut zu wissen

Sowohl gelöschte als auch archivierte Mitarbeiter werden weiterhin in Read&Sign-Dokumenten angezeigt. Dies hat mit der Vollständigkeit und der Integrität der Dokumente zu tun, die bei digitalen Unterschriften nicht verletzt werden darf.