Checkliste: Neue Mitarbeiter einstellen (Onboarding)

Dieser Artikel geht davon aus, dass du weißt, wie du Mitarbeiter im technischen Sinne hinzufügst und dass du deinen Sawayo Account bereits eingerichtet hast. Er befasst sich damit, welche Einstellungen du beachten solltest, damit ein Mitarbeiter korrekt in Sawayo angelegt wird.

Um zu lernen, wie du Mitarbeiter im technischen Sinne zu Sawayo hinzufügst, beginne hier:

Vorab zu bedenken

Wir empfehlen, den Mitarbeiter nicht direkt beim Import zu Sawayo einzuladen, sondern dies erst nach Abschluss der untenstehenden Checkliste zu tun. Dann sieht er direkt nach dem Login alle relevanten Informationen.

Erfahrungsgemäß macht es sich ebenfalls gut, den Mitarbeiter vorab zu informieren, dass er eine Einladungsmail erhält.

Checkliste

Standort

Füge den Mitarbeiter einem geeigneten Standort hinzu oder erstelle einen neuen. Bedenke:

• Feiertage: Standorte enthalten die Einstellung der Feiertage, für die einem Mitarbeiter automatisch Arbeitszeiten eingebucht werden.

• Berechtigungen: Einzelne Berechtigungen können auf Mitarbeiter bestimmter Standorte angewendet werden. Wenn bspw. ein Werks- oder Filialleiter die Berechtigung hat, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter eines bestimmten Standorts einzusehen, kann er automatisch die Arbeitszeiten des neuen Mitarbeiters einsehen, sobald dieser dem Standort hinzugefügt wird.

• Filtern von Tabellen und Kalendern: Tabellen und Kalender können nach Standorten gefiltert werden - diese Funktion hilft dir im Alltag, den Durchblick zu behalten.

Vorgesetzte

Füge dem Mitarbeiter keine, einen oder mehrere Vorgesetzte hinzu.

Bedenke: Einzelne Berechtigungen können auf Mitarbeiter angewendet werden, die anderen untergeben sind. Wenn bspw. ein Abteilungs- oder Teamleiter die Berechtigung hat, die Personalakten aller Mitarbeiter einzusehen, die ihm untergeben sind, kann er automatisch die Personalakte des neuen Mitarbeiters einsehen, sobald er dem neuen Mitarbeiter als Vorgesetzter hinzugefügt wird.

Vorgesetzte erhalten standardmäßig Anträge auf Abwesenheiten und Nachweiskontrollen, die der Mitarbeiter einreicht. Auch das ist eine Frage der Berechtigungen und kann geändert werden, sodass z.B. eine Person zentral alle Abwesenheiten oder Nachweiskontrollen eines Standorts bearbeitet.

Berechtigungsgruppen

Füge dem Mitarbeiter eine oder mehrere Berechtigungsgruppen hinzu.

Bedenke: Standardmäßig erhält jeder neue Mitarbeiter die Berechtigungsgruppe "Employee" mit der er nur seine eigenen Daten und nur die Mitarbeiter-Anwendung einsehen kann. Willst du sicherstellen, dass der Mitarbeiter weitergehende Rechte erhält (bspw. als Teamleiter oder Filialleiter), erstelle eine passende Berechtigungsgruppe oder weise eine vorhandene zu.

Berechtigungsgruppen ergänzen einander.

Gruppen

Füge dem Mitarbeiter keine, eine oder mehrere Gruppen hinzu.

Gruppen erlauben das Filtern von:

• Exporten der Zeiterfassung

• Empfängern für Read & Sign-Dokumente

• Tabellen und Kalendern

Die folgenden Schritte sind nur relevant, wenn du die jeweilige Funktion für diesen Mitarbeiter nutzen möchtest.

Personalakte

Befülle alle relevanten Daten in der Personalakte.

Zeiterfassung

Weise ein bestehendes Arbeitszeitmodell zu oder erstelle ein neues, um die Zeiterfassung zu aktivieren.

Diese Informationen brauchst du in jedem Fall vorab:

• Welches Arbeitszeitmodell der Mitarbeiter nutzen soll, i.d.R. anhand der Soll-Arbeitszeit pro Woche

• Startdatum der Zeiterfassung (Wann fängt der Mitarbeiter an?)

  

  Wenn du ein Arbeitszeitmodell mit Soll-Stunden verwendest, wähle möglichst heute oder ein Datum in der Zukunft als Startdatum. Wenn du ein Datum in der Vergangenheit wählst, muss der Mitarbeiter ab diesem Tag Arbeitszeiten nachtragen, damit das Arbeitszeitkonto stimmt. Geht auch - macht aber Arbeit!

• Startwert des Arbeitszeitkontos (Mit wie vielen Über- oder Minusstunden startet der Mitarbeiter?)

Abwesenheiten

Weise bestehende Abwesenheitsarten und Anspruchsregeln zu oder erstelle neue, damit der Mitarbeiter Abwesenheiten nutzen kann.

Diese Informationen brauchst du in jedem Fall vorab:

• Welche Abwesenheiten der Mitarbeiter nutzen soll

• Startdatum der Abwesenheiten (Wann fängt der Mitarbeiter an?)

• Die Urlaubstage pro Jahr

• Die Resturlaubstage zum Startdatum

Read & Sign-Dokumente

Weise alle für ihn relevanten Read & Sign-Dokumente zu, bspw. Aushangpflichtige Gesetze, Compliance-Richtlinien, Arbeitsanweisungen, etc.

Nachweiskontrollen

Weise die Nachweise zu, die für ihn kontrolliert werden sollen.

Diese Informationen brauchst du in jedem Fall vorab:

• Welche Nachweise für den Mitarbeiter kontrolliert werden sollen

• Der Rhythmus, in dem die Nachweise kontrolliert werden sollen

• Evtl. notwendige Sicherheitsmerkmale, bspw. eine Führerscheinnummer

Mitarbeiter einladen

Du hast alle Einstellungen abgeschlossen und kannst nun die Einladungsmail auslösen!