Einstellungen der Zeiterfassung ändern

Wie deine Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen und wie ihre Arbeitszeitkonten berechnet werden, bestimmen die ihnen zugewiesenen Arbeitszeitmodelle. Grundsätzlich hast du zwei Möglichkeiten:

• ein neues Arbeitszeitmodell zuweisen oder

• die Einstellungen des bereits zugewiesenen Arbeitszeitmodells ändern

Welcher Weg wann der richtige ist, erfährst du in diesem Artikel.

Dieser Artikel bezieht sich ausschließlich auf die Frage, was zu bedenken ist, wenn die Zeiterfassung im laufenden Betrieb geändert werden soll.

Wenn du das Startdatum der Zeiterfassung oder den Startwert des Arbeitszeitkontos ändern möchtest, lies hier nach:

Auswirkungen bedenken

Einstellungen ändern oder neu zuweisen?

Ein Arbeitszeitmodell ist in der Regel mehreren Mitarbeitern zugewiesen. Nimmst du Änderungen daran vor, wirkt sich das auf alle zugewiesenen Mitarbeiter aus. Wenn du hingegen einem Mitarbeiter ein anderes Arbeitszeitmodell zuweist, wirkt sich das nur auf diesen aus.

Arbeitszeitmodelle im historischen Kontext

Hast du ein Arbeitszeitmodell irgendwann in der Vergangenheit einmal Mitarbeitern zugewiesen, dient es von diesem Zeitpunkt an bis zum Zeitpunkt der Zuweisung eines neuen Arbeitszeitmodells zur Berechnung des Arbeitszeitkontos. Da das Arbeitszeitkonto laufend berechnet wird, kann diese Periode nicht entfernt werden.

Daher ist es ganz normal, dass du Arbeitszeitmodelle in Sawayo hast, die du nicht löschen kannst, auch wenn du sie nicht mehr aktiv verwendest. In diesem Fall empfiehlt es sich, das Arbeitszeitmodell zu duplizieren und das duplizierte Arbeitszeitmodell mit angepassten Einstellungen dem Mitarbeiter zuzuweisen.

Jede Änderung am bestehenden Arbeitszeitmodell wirkt sich auf den gesamten Zeitraum aus, in dem dieses Arbeitszeitmodell angewendet wird.

Wenn du mehr zu den Hintergründen wissen willst, lies hier nach:

Wechselwirkungen mit Abwesenheiten

Arbeitszeitmodelle wirken sich auf Abwesenheiten aus - hierzu ein paar Beispiele: Stell dir vor, einer deiner Mitarbeiter reicht in einer Woche Urlaub (tageweise) von Montag bis Sonntag ein und in einer anderen Dienstreise (stundenweise) von Donnerstag bis Freitag. Abhängig vom Arbeitszeitmodell wird folgender genommene Anspruch berechnet:

• Der Mitarbeiter hat kein Arbeitszeitmodell (Zeiterfassung wurde nicht aktiviert) oder ein Arbeitszeitmodell ohne Soll-Stunden.

  • Urlaub: 7 Tage

  • Dienstreise: 48 Stunden

• Der Mitarbeiter hat ein Arbeitszeitmodell mit Montag bis Freitag als Arbeitstagen zu je 08:00 h.

  • Urlaub: 5 Tage

  • Dienstreise: 16 Stunden

• Der Mitarbeiter hat ein Arbeitszeitmodell mit Montag bis Donnerstag als Arbeitstagen zu je 08:00 h und Freitag als Arbeitstag zu 04:00 h.

  • Urlaub: 5 Tage

  • Dienstreise: 12 Stunden

Das heißt: Der genommene Anspruch, der für eine Abwesenheit berechnet wird, verändert sich mit dem Arbeitszeitmodell, das in diesem Zeitraum angewendet wird. Weist du dem Mitarbeiter für diesen Zeitraum ein neues Arbeitszeitmodell zu oder änderst du die Arbeitstage und/oder Soll-Stunden des vorhandenen, ändert sich auch der genommene Anspruch.

Weniger relevant, aber gut zu wissen: Auch die Länge der Abwesenheit in der Zeiterfassung sowie deren Start- und Endzeit sind abhängig von den hinterlegten Soll-, Start- und Endzeiten im Arbeitszeitmodell. Auch für diese Werte gilt: Jede Änderung sorgt dafür, dass die Abwesenheiten neu berechnet werden.

Regeln in Arbeitszeitmodellen

Arbeitszeitmodelle können Regeln enthalten, mit denen folgendes berechnet wird:

• Überstunden (bzw. deren Abgeltung)

• Pausen

• Zuschläge

Werden die Regeln geändert, werden alle Überstundenabgeltungen, Pausen und Zuschläge aller Mitarbeiter, die durch dieses Arbeitszeitmodell erzeugt wurden, neu berechnet und fallen eventuell weg. Solche Änderungen haben also direkte Auswirkungen auf die Arbeitszeitkonten.

Wird einem Mitarbeiter ein anderes Arbeitszeitmodell zugewiesen, werden alle Überstundenabgeltungen, Pausen und Zuschläge dieses Mitarbeiters ab dem Zeitpunkt der Zuweisung nach den Regeln des neu zugewiesenen Arbeitszeitmodells berechnet.

Mit Pausenregeln wird immer ein Datum festgelegt, ab dem diese frühestens angewendet werden. Das gilt unabhängig davon, ab wann das Arbeitszeitmodell einem Mitarbeiter zugewiesen wurde.

Manuell gebuchte Pausen sowie manuelle Anpassungen des Arbeitszeitkontos sind dadurch nicht betroffen.

Generell gilt: Überstunden- und Pausenregeln können einander beeinflussen: Durch Pausenregeln wird die Arbeitszeit verringert, was die auflaufenden Überstunden, die durch eine Überstundenregel abgegolten werden könnten, reduziert.

Ein neues Arbeitszeitmodell zuweisen

Wie du ein neues Arbeitszeitmodell zuweist, kannst du hier nachlesen:

Einstellungen eines Arbeitszeitmodells ändern

Die Einstellungen eines Arbeitszeitmodells zu ändern, läuft genauso ab, wie ein Arbeitszeitmodell zu erstellen - außer dass du ein bestehendes auswählst, statt ein neues zu erstellen. Daher nutze am besten diesen Artikel: