Abwesenheiten auswerten

Abwesenheiten eines einzelnen Mitarbeiters

1. Wähle "Mitarbeiter" im Hauptmenü links.

2. Wähle den Mitarbeiter aus, dessen Abwesenheiten du einsehen möchtest.

3. Öffne den Reiter "Abwesenheiten".

Folgende Informationen siehst du hier:

Abwesenheitskonten (oben links)

Hier siehst du alle dem Mitarbeiter zugewiesenen Abwesenheitsarten in einzelnen Kacheln:

• Name der Abwesenheitsart (links oben)

• Zeitraum des aktuellen Zyklus (rechts oben): wann der Zyklus beginnt und endet

• Anspruch heute: der Anspruch, der dem Mitarbeiter jetzt gerade zur Verfügung steht (bezieht sich in diesem Fall auf die obenstehende Jahresperiode und kann sich ändern, wenn Resturlaubstage aus dem Vorjahr verfallen oder eine manuelle Anpassung des Anspruchs vorgenommen wird)

  • davon Übertrag Vorjahr: die aus dem Vorjahr übertragenen Tage oder Stunden inkl. dem Datum, an dem sie verfallen, wenn sie nicht zuvor aufgebraucht wurden

    

    "Anspruch heute" und "davon Übertrag Vorjahr" werden nicht angezeigt, wenn der Anspruch unbegrenzt ist.

• Eingereicht: die Tage oder Stunden, die bisher von diesem Anspruch genutzt wurden - unabhängig davon, wann sie liegen

  • davon beantragt: Tage oder Stunden, die zwar eingereicht, aber noch nicht genehmigt wurden - dafür ist rechts oben eine offene Anfrage zu sehen

  • davon genehmigt: eingereichte Tage oder Stunden, die

    • durch Vorgesetzte genehmigt wurden,

    • automatisch genehmigt wurden (weil laut Einstellungen in der Abwesenheitsart keine Genehmigung erforderlich ist) oder

    • durch Vorgesetzte über die Verwaltungsoberfläche eingetragen wurden (in diesem Fall wird auch dann keine Genehmigung angefordert, wenn das laut Einstellungen in der Abwesenheitsart erforderlich wäre)

• Verfügbar: die Differenz

  

  Verfügbar wird nicht angezeigt, wenn der Anspruch unbegrenzt ist.

• Name der Anspruchsregel (rechts, in diesem Fall "30 Tage")

• Basis-Anspruch + Anpassung: Der Saldo aus dem Anspruch laut Anspruchsregel und sämtlichen (positiven oder negativen) manuellen Anpassungen

  

  Wenn der Anspruch unbegrenzt ist, steht hier immer nur "Unbegrenzt". Manuelle Anpassungen machen in diesem Fall keinen Sinn und sind daher nicht möglich.

• Zyklus: Der Zyklus laut Anspruchsregel (Monat, Quartal oder Jahr)

• Übertrag: ob laut Anspruchsregel ein Übertrag in den folgenden Zyklus geschieht (detaillierte Informationen zum Übertrag findest du in den Einstellungen der Anspruchsregel)

Abwesenheitskalender (mittig rechts)

Der Abwesenheitskalender ist eine grafische Darstellung aller eingereichten Abwesenheiten des Mitarbeiters. Er erlaubt verschiedene Ansichten:

• Monat: Ein Monat mit Abwesenheiten als leere Balken, wenn sie offen sind, und ausgefüllten Balken, wenn sie genehmigt sind. Wähle eine offene Abwesenheit aus, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

  

  Die Länge des Balkens stimmt nicht notwendigerweise mit der Anzahl der aufgebrauchten Tage überein, da diese sich nach der Anzahl der Arbeitstage laut Arbeitszeitmodell berechnen, während der Kalender den Zeitraum darstellt, für den die Abwesenheit eingereicht wurde.

• Jahr: Alle Monate des Jahres mit Punkten für Tage, an denen Abwesenheiten eingetragen sind. Klicke einen Tag an, um zu sehen, welche Abwesenheiten eingetragen sind.

  

  Die Jahresansicht gibt dir keine Auskunft darüber, ob Abwesenheiten offen oder genehmigt sind. Wenn du weißt, welche Abwesenheit offen ist, kannst du sie trotzdem auswählen, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

• Agenda: Alle Abwesenheiten eines Monats untereinander in Listenform.

  

  Die Agenda gibt dir keine Auskunft darüber, ob Abwesenheiten offen oder genehmigt sind. Wenn du weißt, welche Abwesenheit offen ist, kannst du sie trotzdem auswählen, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

• Team: Link zum Abwesenheitskalender für mehrere Mitarbeiter - lies unten weiter, wie er funktioniert.

Historie

Die Historie zeigt dir alle Abwesenheiten für diesen Mitarbeiter untereinander. Nutze die Spalten zum Sortieren. Folgende Informationen siehst du in den einzelnen Einträgen:

• Art der Abwesenheit: Der Name der Abwesenheitsart

• Status:

  • grünes Häkchen: genehmigt oder ohne Genehmigung durch den Mitarbeiter eingetragen

  • gelbe Sanduhr: offen

  • rotes Kreuz: abgelehnt

  • NA: über die Verwaltungsoberfläche eingetragen

• Kommentar: Kommentar des Mitarbeiters bei Einreichung

• Start: Beginn (erster Tag) der Abwesenheit

• Ende: Ende (letzter Tag) der Abwesenheit

• Dauer: Anzahl Tage oder Stunden, die für die Abwesenheit verbraucht wurden

  

  Die Dauer berechnet sich nach der Anzahl der Arbeitstage laut Arbeitszeitmodell.

• Anhang: Anhang des Mitarbeiters bei Einreichung

• Eingegangen am: Zeitpunkt, an dem die Abwesenheit durch den Mitarbeiter eingereicht wurde

• Genehmigt von: Name des Nutzers, der die Abwesenheit genehmigt oder abgelehnt hat

• Genehmigt am: Zeitpunkt, an dem die Abwesenheit genehmigt oder ohne Genehmigung vom Mitarbeiter eingereicht wurde

  

  "Genehmigt am" bleibt leer, wenn die Abwesenheit abgelehnt wurde.

• Spalte mit den Buttons zum Bearbeiten oder Löschen von Abwesenheiten, mehr dazu findest du hier:

  Bestehende Abwesenheiten löschen oder bearbeiten

  Meine Mitarbeiterinnen haben schon eingetragene Abwesenheiten, aber jetzt gibt es eine Änderung. Wie mache ich das?

Abwesenheiten mehrerer Mitarbeiter im Vergleich

1. Wähle "Kalender" links im Hauptmenü.

2. Wähle oben den Reiter "Abwesenheitskalender". Der Abwesenheitskalender zeigt die Abwesenheiten aller Mitarbeiter und erlaubt verschiedene Ansichten:

   • Zeitleiste: Alle Mitarbeiter in Zeilen und alle Tage des ausgewählten Monats in Spalten. Abwesenheiten werden als leere Balken dargestellt, wenn sie offen sind, und als ausgefüllte Balken, wenn sie genehmigt sind.

     • Wähle eine offene Abwesenheit aus, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

     • Wähle eine genehmigte Abwesenheit aus, um zur Abwesenheitsseite des Mitarbeiters zu gelangen.

     • Zeichne mit dem Cursor in die Tabelle, um eine neue Abwesenheit hinzuzufügen.

     • Nutze die Filter nach Standorten und Gruppen, um die Auswahl der Mitarbeiter anzupassen.

     

     Die Länge des Balkens stimmt nicht notwendigerweise mit der Anzahl der aufgebrauchten Tage überein, da diese sich nach der Anzahl der Arbeitstage laut Arbeitszeitmodell berechnen, während der Kalender den Zeitraum darstellt, für den die Abwesenheit eingereicht wurde.

   • Monat: Ein Monat mit Abwesenheiten aller Mitarbeiter als leere Balken, wenn sie offen sind, und ausgefüllten Balken, wenn sie genehmigt sind.

     • Wähle eine offene Abwesenheit aus, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

     • Wähle eine genehmigte Abwesenheit aus, um zur Abwesenheitsseite des Mitarbeiters zu gelangen.

     • Zeichne mit dem Cursor in die Tabelle, um eine neue Abwesenheit hinzuzufügen.

     

     Die Länge des Balkens stimmt nicht notwendigerweise mit der Anzahl der aufgebrauchten Tage überein, da diese sich nach der Anzahl der Arbeitstage laut Arbeitszeitmodell berechnen, während der Kalender den Zeitraum darstellt, für den die Abwesenheit eingereicht wurde.

   • Jahr: Alle Monate des Jahres mit Punkten für Tage, an denen Abwesenheiten eingetragen sind. Klicke einen Tag an, um zu sehen, welche Abwesenheiten eingetragen sind.

     • Wähle eine offene Abwesenheit aus, um die Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.

     • Wähle eine genehmigte Abwesenheit aus, um zur Abwesenheitsseite des Mitarbeiters zu gelangen.

Abwesenheiten exportieren (Excel)

Die Abwesenheiten erscheinen auch im Export der Zeiterfassungsdaten als Excel-Datei, wenn du die richtigen Voreinstellungen dafür getroffen hast. Mehr dazu findest du hier: