Mit Nachweiskontrollen kannst du das regelmäßige Dran-denken-müssen für wiederkehrende Dokumente wie Führerscheine, Gesundheitszeugnisse oder Führungszeugnisse automatisieren. Erstelle Nachweiskontrollen, damit Sawayo die Aufgabe übernimmt, deine Mitarbeiter regelmäßig an ihre Nachweise zu erinnern.
Eine Nachweiskontrolle erstellen
Für Nachweiskontrollen gibt es keine Übersicht im Hauptmenü. Die Einstellungen nimmst du ausschließlich in den Mitarbeiter-Daten vor.
Wähle einen Mitarbeiter aus der Mitarbeiterliste aus.
Wähle den Reiter "Nachweiskontrolle".
Wähle "Jetzt aktivieren", wenn noch keine Kontrollen hinzugefügt wurden, oder den Button mit dem Zahnrad, um die Einstellungen zu öffnen.
In dem Fenster, das sich von rechts öffnet, wähle "Nachweiskontrolle einschalten", wenn noch keine Kontrollen hinzugefügt wurden, oder "Kontrolle hinzufügen".
Ein Detailfenster öffnet sich. Wähle eine der voreingestellten Lizenzarten oder "Custom" - das steht für ein benutzerdefiniertes Dokument.
Wenn du "Custom" gewählt hast, gib im Feld "Art der Kontrolle" einen aussagekräftigen Namen ein.
Gib optional eine Unterkategorie ein.
Handelt es sich um einen Führerschein, gib bspw. die Führerscheinklasse oder die Art des Fahrzeugs ein.Gib optional ein Sicherheits-Detail, wie bspw. eine Führerscheinnummer ein.
Wähle das Datum der ersten Kontrolle aus.
Das frühestmögliche Startdatum ist morgen.Hier kommt die Magie: Wähle aus, wie die Kontrolle ausgelöst werden soll:
Automatisch vom System: Lege einen Rhythmus fest, in dem die Kontrolle regelmäßig ausgespielt wird.
Das Festlegen eines automatischen Rhythmus hindert dich nicht daran, eine Kontrolle außerhalb der Reihe durchzuführen.Manuell vom Mitarbeiter: Der Mitarbeiter löst die Kontrolle eigenständig aus, bspw. wenn ihr festlegt, dass bei jeder Nutzung eines Firmenwagens der Führerschein nachgewiesen werden muss.
Manuell vom Vorgesetzten: Eine berechtigte Person löst die Kontrolle nach Bedarf aus.
Speichere.