Wer sieht was in der Personalakte?

Die Personalakte enthält viele persönliche und sensible Informationen über deine Mitarbeiter. Wenn du verstehst, wer was sehen kann, kannst du die Einstellungen auf deine Organisation zuschneiden.

Berechtigungen für die Personalakte

Wenn du Berechtigungsgruppen erstellst oder änderst, stehen drei verschiedene Berechtigungen speziell für die Personalakte zu Verfügung:

Berechtigungen "Personalakte eines Mitarbeiters bearbeiten/einsehen"

Die Bezeichnung ist offensichtlich: Wer diese Berechtigung hat, kann wahlweise die eigene Personalakte, die der direkten Untergebenen, die der Mitarbeiter eines Standorts oder alle Personalakten einsehen und/oder bearbeiten.

Berechtigung "Geschützte Attribute eines Mitarbeiters einsehen & bearbeiten"

Für geschützte Attribute gibt es eine gesonderte Berechtigung, damit besonders sensible Daten nur von den dazu ermächtigten Personen eingesehen und bearbeitet werden dürfen.

Bei Auswahl "Vorgesetzte"/"Standort"/"Alle": Diese Berechtigungen setzen Zugriff zur Verwaltungsoberfläche voraus. Wer keinen Zugriff zur Verwaltungsoberfläche hat, kann natürlich auch nicht die Personalakten anderer Mitarbeiter einsehen oder bearbeiten.

Bei Auswahl "Persönlich": Für wen diese Berechtigung aktiviert ist, der kann seine eigene Personalakte auch in unserer App einsehen bzw. bearbeiten - also unabhängig vom Zugriff zur Verwaltungsoberfläche. Deaktiviere die Berechtigungen, wenn du das nicht möchtest. Standardmäßig sind sie für Mitarbeiter aktiv.

Ausgeblendete oder geschützte Attribute?

Hier besteht Verwechselungsgefahr!

Ausgeblendete Attribute sind lediglich in der Verwaltungsoberfläche "archivierte" Felder, die in einem separaten Abschnitt am unteren Ende der Personalakte lagern, weil sie für diesen Mitarbeiter nicht benötigt werden. Sie sind weiterhin sichtbar für alle, die die Berechtigung dazu haben und können jederzeit wieder eingeblendet werden.

Mehr dazu findest du hier: