Um ein neues Dokument in Read&Sign anzulegen, gehe wie folgt vor:
Gehe zum Abschnitt Read&Sign.
Klicke auf den Button + Neues Dokument erstellen, der sich in der oberen rechten Ecke befindet.
Nun öffnet sich ein Fenster von der Seite, wo du die folgenden Informationen auswählen kannst:
Empfänger:
Wähle hier die Personen oder Gruppe aus, die das Dokument erhalten sollen.
Du kannst Empfänger nach dem Aussenden des Dokumentes nicht mehr entfernen. Mehr Informationen hier:
Dokument zurückziehen
Du hast ein Dokument herausgeschickt und hast einen Fehler entdeckt oder möchtest einen Mitarbeiter aus dem Dokument entfernen, dann ist die Funktion zum Zurückziehen eines Dokuments genau das Richtige.
Frist:
Wähle hier die Frist für das Dokument. An dieser Frist werden alle Benachrichtigungen berechnet. Ein Empfänger kann auch nach Ablauf der Frist das Dokument unterschreiben. Uhrzeit und Datum der Unterschrift werden dir aber in der Detailansicht angezeigt.
Erinnerung:
Mit der Erinnerung können sich wiederholende Fristen abgebildet werden. Dies ist zum Beispiel bei Verträgen und Weiterbildungen relevant. Die Erinnerung basiert auf der Frist und kann sowohl vor als auch nach der Frist eingestellt werden. Auch ein benutzerdefiniertes Datum kann angegeben werden.
Am Erinnerungsdatum wird eine E-Mail verschickt und im Sawayo Kalender wird ein Eintrag angezeigt.
Schlagworte:
Mit Schlagworten kannst du dir ein flexibles Ordnersystem bauen. Ein Dokument kann unbeschränkt viele Schlagworte erhalten. Mit Schlagwörtern kannst du das Dokument später schneller wiederfinden.
Schlagwörter werden dem Empfänger angezeigt.
Inhalt:
Du hast verschiedene Inhaltsarten, die du versenden kannst.
- Datei: z.B. PDFs, Word Dokumente, Textdateien uvm.
- Text Editor: Schreibe deine Nachricht direkt in Sawayo
- Link senden: Sende eine Website, ein Video oder jeden beliebigen Link. Der Empfänger kann den Link öffnen und sich den Inhalt anschauen.
Hinweis: Den Inhalt kannst du nach dem Versenden nicht mehr ändern.
Wähle nun aus, ob du das Dokument sofort ausspielen möchtest oder es erstmal als Entwurf speichern möchtest.
In Entwürfen kannst du alle Parameter weiterhin bearbeiten
Klickst du auf Speichern & Senden wird das Dokument sofort an alle Empfänger gesendet.
Einige Parameter bleiben nach dem Aussenden weiter editierbar. Darunter zählen: Titel, Frist, Schlagworte und Empfänger (nur Hinzufügen kein Entfernen)
Damit alle Parteien sich auf die Integrität & Manipulationssicherheit der Read&Sign Dokumente verlassen können, sind einige Parameter nach dem herausschicken nicht mehr editierbar, dazu zählen: Inhalt, Kommentar und die hinzugefügten Empfänger.
