Ablauf für Externe

E-Mail mit Link

Der Externe erhält eine E-Mail mit folgendem Inhalt:

• Name des Absenders: Hier wird der Name des Nutzerkontos (Name des Mitarbeiters) hinterlegt, von dem aus das Dokument in Sawayo versendet wurde

• Email des Absenders: Entspricht der E-Mail-Adresse des Nutzerkontos, von dem aus das Dokument versendet wurde

• Titel: Entspricht dem Titel des Read&Sign-Dokuments

• Zugriff bis: Entspricht der Frist des Dokuments

• Kommentar: Hier findet sich der eingegebene Kommentar beim Anlegen des Dokuments wieder

• Sicherer Link zum Dokument

Portal für Externe

Das Portal für Externe ist der Ort, an dem Externe das Dokument bestätigen können, ohne sich anmelden zu müssen. Das Portal ist per Rechner oder auch mobil mit einer aktiven Internetverbindung bedien- und erreichbar.

1. Zustimmen von Datenschutz und elektronischen Dokumenten

   Damit der Externe Nutzer mit Sawayo das Dokument unterzeichnen kann, muss er der Datenschutzerklärung zustimmen und zur Kenntnis nehmen, dass er ein digitales Dokument unterzeichnet. Dieser Schritt kann nicht übersprungen werden.

2. Einsehen des Dokumentes

   Der Externe kann das hochgeladene Dokument einsehen, jedoch nicht herunterladen. Er bekommt allerdings nach dem Signieren eine Kopie des Dokuments per E-Mail zugesandt.

3. Dokument bestätigen

   Um das Dokument bestätigen zu können, muss der Externe folgende Schritte vornehmen:

   1. Namen eingeben:
      Hier muss der Externe seinen Name eintragen. Dieser Name wird später in deiner Detailansicht von Read&Sign angezeigt.

   2. Digitale Unterschrift:

      Im dem Signaturfeld kann der Externe auf dem PC mit der Maus oder auf dem Handy mit dem Finger das Dokument digital unterzeichnen.

4. Bestätigungs-E-mail

   Der Externe erhält nach der Signatur eine Bestätigungs-E-mail mit einer Kopie des Dokuments und einer Unterschriftshistorie.

   Diese Historie enthält ausschließlich die Informationen vom Externen selbst. Der Externe erhält somit keine Informationen zu anderen Empfängern des selben Dokuments - unabhängig davon, ob es Mitarbeiter oder weitere Externe sind.

Gut zu wissen

Nach Ablauf der Frist eines Read&Sign-Dokuments ist es einem Externen nicht mehr möglich, das Dokument einzusehen noch zu unterschreiben. Der versendete Link wird dann ungültig.

Dies kann dadurch behoben werden, indem du die Frist des Dokuments manuell in der Detailansicht des Dokuments anpasst.