Die Zeiterfassung in Sawayo funktioniert über Arbeitszeitmodelle: Zuerst erstellst du verschiedene Arbeitszeitmodelle mit den grundsätzlichen Einstellungen. Danach weist du diese Arbeitszeitmodelle den einzelnen Mitarbeitern zu. Sobald du sie zugewiesen hast, können die Mitarbeiter sofort die Zeiterfassung über ihre App nutzen.
Wie du Arbeitszeitmodelle erstellst und zuweist, kannst du hier nachlesen:
Ein neues Arbeitszeitmodell erstellen und zuweisen
Erfahre hier, wie du ein Arbeitszeitmodell hinzufügen kannst.
Verschiedene Wege zur Erfassung
Der einfachste und schnellste Weg zur Zeiterfassung ist der Timer: Direkt auf der Startseite der App gibt es einen Start-Button, mit dem man den Timer laufen lässt. Wer in die Pause gehen will, drückt Pause, wer in den Feierabend geht, drückt Stopp. Die Zeiten sind sofort gespeichert.
Wer diesen Weg nicht nutzen will, kann in der App unter dem Tab "Zeiterfassung" in die tabellarische Übersicht gehen und dort die Einträge manuell in den jeweiligen Tagen platzieren.
Als Administrator kannst du einschränken, auf welchem Wege und für welche Zeiträume Arbeitszeiten erfasst, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen. Das legst du in den Arbeitszeitmodellen fest.
Der dritte Weg der Zeiterfassung ist die Terminal-Variante: Dabei meldest du dich als Administrator auf einem Smartphone in der App an und aktivierst den Terminal-Modus. Dadurch wird dein Smartphone zum Eingabegerät für alle - deine Mitarbeiter weisen sich mit NFC-Chips aus, die du zuvor beschrieben hast. Alle diese Einstellungen können direkt im Terminal-Modus in der App vorgenommen werden.
Arbeitszeiten als Administrator prüfen oder ändern
Die Arbeits- und Pausenzeiten, die deine Mitarbeiter erfassen, sind sofort in Sawayo gespeichert. Du kannst sie einsehen, indem du den Menüpunkt "Zeiterfassung" öffnest.
Dort hast du zuerst eine Gesamtübersicht, die du nach den Mitarbeitern und einem Zeitraum filtern kannst. Außerdem kannst du hier einen Export als Excel-Datei zur weiteren Verarbeitung der Daten durch deine Lohnbuchhaltung vornehmen.
Wählst du einen Mitarbeiter aus, öffnet sich die Zeiterfassung für diesen Mitarbeiter. Diese kannst du dir wahlweise tage-, wochen- oder monatsweise anzeigen lassen. Du kannst jeden einzelnen Tag und jeden einzelnen Eintrag öffnen, bearbeiten und löschen. Die Einschränkungen, die du eventuell für deine Mitarbeiter festgelegt hast, gelten hier nicht.
Hier ist neben einem Excel-Export für den einzelnen Mitarbeiter auch der Export des Stundenzettels als PDF-Datei möglich.
Als Administrator kannst du außerdem für jeden Tag die Historie einsehen, um nachvollziehen zu können, wer wann welchen Eintrag erstellt, bearbeitet oder gelöscht hat.
Projekte und Zuschläge
Projekte und Zuschläge erstellst du unter dem Menüpunkt "Zeiterfassung" auf dem Reiter "Projekte". Deine Mitarbeiter können aktive Projekte jederzeit zur Zeiterfassung nutzen - auch mehrere für einen Eintrag.
Eine Sonderkategorie von Projekten sind Zuschläge: Diese werden in den Einstellungen der Arbeitszeitmodelle als Zuschläge deklariert und automatisch angewendet, wenn das jeweilige Zeitfenster für Nachtarbeit, ein Feiertag oder ein Sonntag anbrechen.